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如何设计供应商审核计划

嘉峪检测网        2016-05-16 13:08

我相信大多数食品企业在供应商管理中,很少考虑如何制订供应商审核计划,因为许多企业将供应商审核日程表与审核计划混为一谈。在审核日程表谈的是谁(Who),在什么时候(When),去哪家供应商(Whom)做审核。

而我所说的审核计划主要谈的是为什么要审核这些供应商(Why),审核的频率是什么(How Mach),审核的方式是什么(How)。

如何设计供应商审核计划


上一篇文章中谈到了“采购策略中的供应商关系管理”,它在供应商管理中属于战略管理,也是推动与供应商如何成为利益共同体,而提高质量管理效率和降低食品安全风险。

 

1
与供应商的关系
如果将供应商关系分为;战略、重要和交易等三类关系。那为什么要审核这家供应商,则与关系类别非常重要。

交易型供应商
由于是以价格为主要选择因素,因此这类供应商不属于审核重点。

有些供应商可以用paper audit(文件审核)的方式进行,主要看合规性。

交易型供应商的审核往往会更集中在商务部分,而非质量和食品安全。

对于重要类供应商,则是审核重点
这类供应商对采购方产品质量和食品安全影响较大,但他们的管理体系与采购方的要求仍然有较大差距。

因此在规范审核计划时,需要根据供应商提供物料的类别和以往绩效表现,作为确定审核频率和审核方式的因素(item)之一。 

而对战略类供应商
审核不是重点,进行无缝的信息沟通则是供需双方共同提高或面对危机重要途径。

战略供应商管理,往往可以通过某一个双方都头疼的问题(根据过去一年的绩效),建立同一项目小组投入资源进行消除。下面的图就是亨氏对供应商关系管理的原则。

如何设计供应商审核计划

 

2
食品安全风险等级
审核计划中的另一个因素(item)是物料的食品安全风险等级
比如食品类物料的食品安全风险等级就要比包装材料要高,而保质期短的原料食品安全风险等级比保质期长的要高,水分含量多的物料食品安全风险要比含水少的物料高。

分析物料食品安全风险并确定等级,需要有相关的专业知识和常识,在风险等级归类时,也可以分出“高、中、低”三个等级。

如何设计供应商审核计划


物料的食品安全风险等级决定了审核计划中的频率与审核方式
比如一家提供纸箱衬板的供应商,根本就不需要到现场审核,只是每年看一看它的商业信用即可。

对于提供添加剂的供应商,如香精、色素等,由于这类物料在终产品中比例很小,这类产品大多都是化学品,生物性危害很小。
因此这类供应商只需要提供每年的自检报告和官方检测报告即可。


如果你的产品是冰淇淋,肯定会有提供乳制品的供应商,比如,奶粉、鲜奶、无水黄油等。由于乳制品属于食品安全高风险物料,这样的供应商就必须要到现场审核。但审核的频率,则需参照以往这家供应商的绩效。

 

3
供应商绩效
在制订供应商审核计划时,还要考虑另外一个非常重要的因素(item)就是供应商绩效

在质量、食品安全方面的绩效,主要依据是上一次的审核结果。一般《供应商审核报告》中会以定量即分数,或定性如等级进行分类。

我建议分为I、II、III三个等级即可,
I = 好

II = 一般

III = 较差

定量之后也做定性分类。

中国的食品安全问题中有许多是故意行为,在前面的文章《“食品丑闻”与“食品安全”》一文中,提到了两者的区别。

中国的许多食品安全问题其实是食品丑闻,是因为不恪守商业诚信的准则而导致的。

因此,在供应商管理中,老马创造性地提出了关于“信用度”这个概念,并在以往的审核过程中进行应用,在推动供应商改进方面,效果非常好。

在面临数量庞大、种类各异、关系复杂的供应商,而审核又不能一个人完成时,必须依靠《供应商检查表》。

用检查表审核就会出现应试教育的副作用,即供应商知道你要查什么,他们会守株待兔,为你准备好你要的“记录”。

 

如果按照检查表执行,由于是照方抓药,记录与检查表的符合度会很不错,但其中有许多是虚假信息。

这可能是许多企业、许多认证机构在审核过程中都遇到过的问题。

那我是怎么解决这个问题的呢?

质量管理尤其是食品安全管理最忌讳的就是造假,不要小看一个记录表上的造假行为,它往往反映了这个企业的文化。

撒谎的人,是在撒谎中得到了利益,而最终形成了习惯。
那么信用度管理就是对造假的管理,也可以通过分类进行,如“好、中、差”,无造假行为为“好”,局部造假为“中”,而系统造假为“差”。

信用度是与绩效结果的系数,如“好”= 100%,“中”= 80%,而“差”= 60%。

我就用这种方法在一家大型企业的绩效评估中,给出了29分的评价结果。

 

4
频率
在审核计划中还有一个因素(item)就是频率,如;1次/2年、1次/1年、1次/半年等。

它是由“供应商关系”、“物料风险指数”和“绩效等级”来确定的。

如何设计供应商审核计划

 

如你共有200家供应商,其中战略供应商为20家,重要供应商为80家,交易供应商为100家。

那么根据供应商关系,你可以确定战略供应商审核比例为15%,3家;

重要供应商比例为30%,24家;

交易供应商为20%,20家。

因此在200家供应商中,你通过对47家供应商的审核,即可评估出你整个供应商管理水平和食品安全风险水平。

记住由于绩效水平是动态的,因此供应商审核计划也是动态的,需要每年拿出来进行再评估,这才是供应商绩效管理的核心。

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来源:马东