QA来检查原始记录了，您的记录完善了吗？有缺项吗？

 

在药品研发这一行，无论任何形式的核查，原始记录都是重点检查项。因为原始记录是每个实验数据溯源的根本。

 

核查时单纯因为原始记录不规范造成的问题，也是让人有苦说不出。

啥，原始记录？

药品研究试验记录是指在药品研究过程中，应用实验、观察、调查或者资料分析等方法，根据实际情况直接记录或者统计形成的各种数据、文字、图表、声像等原始资料。

 

从定义不难看出，原始记录不止手写手写记录，随着科技的发展我们记录中，照片、图像、录像仪器设备自动记录的部分会占越来越大的比重。但是无论如何手写记录不可缺少。

 

小编个人的理解，手写记录就是把我的实验思路原原本本地记录到纸面上，总体概括为“写我所做，做我所写”。在所有记录中，手写记录才是灵魂，其他的只是原始记录的不同表达形式。

 

所以今天手写记录是我们的重点。               

原始记录的书写原则

（1）真实性

（2）及时性

（3）准确性

（4）完整性

（5）可追溯性

说起来容易做起来难，所以接下来这几条原则会贯穿本文的始终，请大家仔细体会。

原始记录书写要素

实验记录的10项基本要素是

（1）实验名称

（2）实验目的

（3）实验设计或方案

（4）实验时间

（5）实验材料

（6）实验方法

（7）实验过程

（8）观察指标

（9）实验结果和结果分析等内容。

实验名称

 

这个很好理解，每个实验都有自己的名字。

一般书写格式为“项目名称+实验名称”

可以使用代号代替整个项目，但在具体某一项实验中应该尽可能详细、准确地记录名称，不能过于笼统，以便审查与核对。如：XXX片标准介质中的溶出曲线测定。

实验目的

 

就是写明白自己做这个试验是为了什么。

很多同学记录写到这里就卡住了，小编见过太多号称做研发的“实验机器”。

都是按照流程和经验一个实验一个实验往下做，根本没思考过做这个试验到底是为了什么。

所以很多同学的记录，压根不写这一块，或者写得特别简单，一笔带过，只是为了老师说记录里要写这块而写。

 

试验目的应该怎么写？

（1）首先，理解这个试验存在的目的，不明白就问前辈，不好意思问就翻书。

（2）其次，结合自己项目当前的情况，结合试验本身的目的，写明自己做的这个实验想达到的目的。

（3）如果实验为复测，要分析明白复测的原因，比如上次做失败了、上次出现了问题需要进一步研究，等等。

（4）注意专业术语的使用。

实验方案和设计

 

实验方案对于一个实验的成败非常关键。好的方案可以降低实验失败的概率。坏的方案只要一开始执行就注定你今天的活是白干的。

 

所以，身为研发的我们，必须发动我们科学家的大脑，设计一个详细、全面并且具有一定预案性的实验方案，而不是急于动手。

 

比较全面的方案一般包括如下内容：

（1）前期实验的总结

（2）问题分析

（3）初步拟定的方法

（4）拟解决的问题

实验方案应该经过审核、批准后才能开始。

 

实验方案一旦拟定，可能很多天我们都是用同一个方案来进行实验，比如测定溶出、含量和有关物质。所以对于手写记录的书写，我们也没必要每天重新抄一遍实验方案，搞得自己像个抄作业的，一点都不像科学家。

 

这时候的方案应该是，将实验方案作为实验记录本的附件保存，参考文献等资料以电子版形式保存。手写的原始记录本上，只需填写方案上面的编号，生效日期和方案名称即可。

 

而没有实验方案的，以下几种情况也不用全部抄一遍：

1.如有明确来源，只需写明所用实验方法来源、参照文献、资料来源。

2.实验方法若为自拟标准，则需写明自拟质量标准编码，若无编码，需要写明质量标准名称和制定日期或是版本号。

3.若是引用药典标准中的检测方法，需要写明引用的具体是什么内容，如“本次检测采用EP7.0阿托伐他汀钙质量标准中有关物质检测方法”。

实验时间

 

试验记录本上除了写明年月日外，对于时间要求严格的实验需要记录详细的时间。

 

遇到下列试验，记得设计个时间统计表：

（1）干燥失重、炽灼残渣需记录冷却时间。

（2）降解实验中样品破坏的具体时间。

（3）沉积体积比的静置时间等。

……

 

小编只写了代表性的，其余请大家根据项目自行补充，根据项目不同，时间需要记录的精度也不同，有的需要精确到分钟，这时就需要实验人员特别注意。

实验环境

 

所有实验均应记录实验场地温湿度，一般实验记录大概即可。

 

对于下列温湿度敏感的试验，必须记录实验实时进行时的温湿度：

（1）比旋度

（2）脆碎度

（3）避光操作

（4）非水滴定

（5）水分测定

（6）称量时可能的波动

（7）红外测定时的环境等

若同一实验在不同的场地进行，可以书写主要实验场地的温湿度。

小编只写了代表性的，其余请大家根据项目自行补充。

实验材料

 

原则：所有试验中用到的材料应尽可能记录详细的信息。 

 

样品应写明：

（1）样品来源

（2）样品批号

      

对照品应写明：

（1）来源

（2）批号

（3）含量

（4）流水号

（5）有效期

（6）贮藏条件（如冷藏、冷冻、室温）

（7）若有其他要求需要或特殊对照品应写明使用注意事项

 

说到对照品，特别提一句：对照品标签、报告书、使用说明书、照片等文件（原件/复印件）须妥善保管，并且保留所有空瓶。

 

参比制剂应写明：

（1）名称

（2）规格

（3）来源

（4）有效期等

 

原料应写明：

（1）名称

（2）型号（如有）

（3）批号

（4）级别（如有）、

（5）厂家

（6）含量

（7）水分/干燥失重（如有）等

 

辅料、包材应写明：

（1）名称

（2）规格

（3）批号

（4）来源

 

试验所用仪器应写明：

（1）编号

（2）型号

（3）主要参数

（4）是否经过校验或校验日期（天平、溶出仪、液相、紫外、气相等）

 

色谱柱应写明：

（1）品牌

（2）型号

（3）货号

（4）编号

（5）规格等

      

试剂应写明：

（1）名称

（2）级别

（3）批号

（4）来源等

 

滤膜应写明：

（1）名称

（2）孔径

（3）直径

（4）来源等

实验方法

 

原则：凡实验中各种实验条件，均应进行详细描述。

试验中所用方法要注明来源，如USP、EP、ChP等。

如果用到USP等国外标准，可以做进一步检索，匹配查到的色谱柱信息、试剂信息、参考图谱，便于开展实验和后期审核。

方法中首次用到时应附相关的专利、期刊文献（题目、来源、出版信息等），英文文献应做翻译。

 

常用试验方法	需包含信息
液相色谱	（1）仪器信息 （2）色谱柱信息（型号、固定相、内径、柱长、粒径、编号） （3）柱温 （4）流速 （5）检测器、检测波长等 （6）洗脱时间或程序 （7）流动相组成 （8）进样量
气相色谱	（1）仪器信息 （2）进样方式（直接进样或顶空进样） （3）检测器 （4）载气 （5）载气流速 （6）色谱柱信息（型号、固定相、内径、柱长、膜厚、编号） （7）分流比 （8）进样口 （9）检测器温度 （10）升温程序 （11）运行时间 （12）进样量
溶出	（1）溶出装置的来源 （2）转速 （3）温度 （4）介质体积 （5）取样体积 （6）取样点 （7）运行时间等
其他实验方法	（1）紫外检测的波长或波段 （2）不溶性微粒检测的通道 （3）原子吸收光谱波长选择等

实验过程

 

对分析实验来讲，实验过程非常重要，实验人员应熟悉实验步骤，保证实验的顺利完成。

过程中的每一个数据、现象都是非常重要的，要善于观察、分析，缺失任何一个数据都可能导致实验链条的断裂。

一些我们认为很诡异的、莫名其妙的问题，往往可从详细的或错误的记录中发现根源、找到原因。

流动相、溶剂配制：

应按照实际配置过程进行书写，记录要点包括：

（1）化学试剂称量数据

（2）加入的纯化水/有机溶剂等的体积

（3）调节的具体pH值和调节剂

（4）溶解方式

（5）脱气方式及时间

（6）有效期等

若为引用，必须写明实验记录本编号和页码。

重新配置的流动相，必须重新书写配制过程。

      

样品配制：

应根据实际配置过程进行书写，记录要点包括：

（1）样品处理方式（研细或去除包衣层）

（2）称样量

（3）移取体积（液体样品）

（4）配制过程

（5）稀释剂

（6）超声时间

（7）滤过用滤膜的材质和孔径

（8）离心的转速与时间和温度等

 

若配制过程与本实验内容前面的记录中完全一致，需写明实际称样量，配制过程可简写“同XX页XXX项下XXX批号样品溶液配制”。多批次样品配制过程相同时，第一份配制样品需写详细配置过程，其他可只写称样量，配制过程写“同第一份样品”，如影响因素考察项下各条件下样品的配制。

 

TLC实验：

记录要点包括：

（1）展开剂信息

（2）薄层板信息

（3）展开剂饱和时间

（4）展时

（5）展距

（6）展稳

（7）点样量等

      

液相、气相、紫外等：

均需打印进样序列，完整体现本次实验的所有进样内容，并粘贴在记录本上。

 

其他：

（1）使用放置时间过长的溶液，需注明储存条件、有效期、溶液配置日期及配制操作所在记录本编码和页码，并需有证明性材料证实其稳定性。

（2）虽然实验记录的书写与质量标准的书写格式有不同之处，但仍需注意准确运用专业术语。

如：

取样过程中，正确表述为“取本品”，而不是“用本品”；

稀释剂的书写，正确表述为“乙腈-水（1:1）”，而不是50%乙腈水溶液；

溶解过程中，正确表述为“加XX溶解”，而不是“用XX溶解”；

定容的正确表述应为“稀释至刻度”，

溶液名称，正确表述为“供试品溶液”，而不是“样品溶液”等。

实验结果

试验结果就是根据采集的数据和图谱，要对实验结果进行统计分析，并将实验结果与实验目的和要求进行对比。

 

如“XX片中杂质A精密度试验中，连续6针峰面积的RSD小于等于2.0%，精密度符合要求”。

试验结果注意事项如下：       

       

 

公式的运用：

在采用计算公式进行计算时，应保证公式的正确性并标明公式中每个符号代表的意义。

如累积溶出量计算公式，校正因子计算公式等，并需至少代入一组数据手动计算，以核对计算模板的准确性。

 

              

表格的运用：

结果用表格进行表示的，需有表头说明是何种结果，如“XX片在标准介质中的溶出曲线结果”。

表中的数据需说明代表何种意义，表示浓度的，需表明计量单位。

结果统计表可手写在记录本上，也可将结果打印粘贴在记录本上，打印粘贴的结果统计表尽量不要超过一页纸大小，粘贴后骑缝签名、写日期。

 

仪器自带打印记录：

某些测定结果，如滴定、水分、天平称量等可以使用仪器自带的打印功能直接打印出来。

自动打印的记录贴在记录本上，骑缝签名和日期。如果使用的是热敏纸打印的信息，需要复印并和原图一起粘贴在实验记录本上，并骑缝签名、写日期。

          

实验图谱信息

实验图谱信息应准确完整，并与实际内容相符。HPLC、GC等图谱中应包括样品名称、批号、进样时间、图谱处理时间、序列号、进样次数、色谱仪器编码、进样体积、峰保留时间、峰面积、存储路径、实验者姓名等信息，若信息不完整需手写补充，并签名、写日期。

 

 

TLC信息记录

对于TLC图，并注明样品信息、展开剂、显色条件，计算Rf值，同时需拍照保留电子版，电子版照片按照“实验日期-实验记录本编号-页码”命名，方便调看。

 

其他

（1）原始记录应保持规范、整齐、美观。如后续实验引用到了之前的原始数据，如果不在相同的记录本上，应该注明之前数据的出处。比如记录本编号：XXXX，页码XX。

（2）异常数据不得删除，需进行异常原因分析，涉及复测的应该复测。

（3）大部分实验员会一天进行多项试验，一般都会是液相或是气相与理化鉴别同时进行，那么在记录本上要注意实验内容的前后衔接问题。

 

例如在一本原料测定实验记录本中第9页书写的是“2019年6月1日原料有关物质测定”的实验记录，第10页书写的是“2019年6月2日炽灼残渣测定实验”的实验记录，第11页书写的是“2019年6月1日原料有关物质测定试验的结果与结论”的实验记录，那么应该在第9页实验记录的最后写明“下接第11页”，并在第11页实验记录的最开始写明“上接第9页”。

结果分析

 

每次实验结果都应有确切的数据分析和文字总结。但是，存在一些实验暂时无法给出明确的结论，甚至有可能是错误的结论，对于这种情况，分析工作中可以不用写下明确的结论。

对于异常的数据，如个别峰面积异常偏大或偏小、峰位或基线漂移、重复性不好、溶出曲线均一性差等，要分析原因，进行异常调查，提出解决思路和方法，以便为下一步的实验制定实施方案。

实验人、复核人

 

实验人应是所有参与试验的人员，合作研究的人员也应该签名，应注明每个人具体做了哪部分工作，便于日后核对。

 

例如，含量测定中，一人负责配流动相，一人负责配制样品，还有液相测定、处理数据等，这些人应清楚记录自己负责的部分。

 

复核人为项目负责人或项目负责人指派的其他复核人。复核人应及时对实验记录进行复核，复核合格后签名。如有问题，要及时反馈给实验者或复核人员进行修改，并签名，写日期。

 

参考文献：《药品研究实验记录暂行规定》