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实验室如何实现高效运营?

嘉峪检测网        2017-01-16 15:22

在TIC行业中, 关于实验室管理一直是大家非常关注的焦点和话题,尤其在竞争日益激烈的今天,一个高效运营的实验室可以帮助TIC企业降低成本,提高产出效率,从而增加企业的市场竞争力,下面我们就关于如何建设一个高效运营的实验室给出一点心得供大家分享。       

 

当今社会,无论是制造业还是TIC行业,我们的最终目标都是为客户创造价值,所以我们有了精益生产这个概念,这种思维方式应该不仅仅局限于制造业,也包括服务业和我们这一类从事第三方检测的行业。大部分传统实验室认同“职能”和“部门”这一类的概念,也就是说,大家都认为,各种生产都应该按照类型分组,批量生产,这样才能更高效,但是精益生产提出的是把“部门”和“批量”改变成“生产团队”和“流动”的模式,把原先传统的批量生产模式转化成连续流的模式。

 

在典型的实验室管理模式中,几乎所有人都会碰到一些相同的问题:

1、业务的大量增加导致测试周期的严重滞后,从而带来客户的抱怨甚至是客户的流失;

2、生产成本的增长速度超过了业务的增长速度,不知道如何控制成本,也不知道哪里存在着浪费;

3、每一个部门都在抱怨人手不够,都在抱怨是因为其他部门的原因而导致问题的产生等等;

 

精益生产首先反对的是实验室存在额各种各样的浪费。浪费专指消耗了资源而不创造价值的一切活动,在实验室日常运营中,有些浪费是可以看见的,有些浪费则是看不出来的,需要通过我们的统计和调查才能发现的。


现存的几种浪费

  • 物流运输方面

  • 库存方面

  • 人力资源方面

  • 物流运输方面

  • 员工的盲目走动,等待

  • 不必要的工序

  • 过度的生产和需要纠正的错误

 

因为物流以及库存而产生的浪费,我们可以直接从表面现象就可以发现并改正;

对于人力资源的浪费(比如员工每天实际的工作时间)和员工的盲目走动/等待,表面上看每一次都是浪费一小段时间,但是对于那些大型实验室来说,把每一个员工在每一个小段的浪费叠加起来,这种浪费是非常可观的;

至于实验室存在的那些不必要的工序和过度的生产,则需要我们分析流程中每一个步骤,了解这些步骤是否合理,是否可以优化;

对于过度的生产,其真实的原因是需要我们按照测试业务的频繁程度合理的开发使用有限的实验室资源;

需要纠正的错误是需要我们更关注员工的知识和技能,良好的培训机制是我们减少质量缺陷,降低重复测试的基本保障。

 

TIC行业实验室在某种程度上来说就是一个工厂或是生产车间,需要各个生产团队和小组之间的配合。提高生产效率是需要通过拉动客户价值流来实现的,实验室的每一个环节都是环环相扣,这就好比生产车间上的产品,从原材料阶段到成品出厂,要做到每一个环节都是顺畅的,没有等待和停留,最大化的实现精益生产中“流”的概念。停留和等待就是意味着时间和金钱的浪费,如何减少停留和等待时间也是实验室需要不断地分析自身的流程,改善甚至是再造流程都是一种必不可少的手段和方法。在这其中,如何建立一个能够保证实验室高效运营的IT系统就显得尤为重要,在实验室资均衡分配资源方面,在管理整个流程的运作情况方面,包括目前的进度,处理的环节,时间,人员等,真正做到闭环的管理。         

 

我们知道,作为企业战略层面的精益生产,可以适用于任何行业,同样也适用于TIC行业。但是在现实工作中,实验室管理者在理解精益思想并付诸于实施的时候却碰到很多问题和困难,团队中的大多数人可能不愿意改变,甚至是拒绝,他们觉得自己多年来积累的经验是实验室发展和生存的保证,而实施精益生产则意味着大规模的改变,包括流程和工作方式的巨大改变。

 

为了有效地实施TIC行业的实验室高效运营,作为实验室管理者必须学习和了解高效运营实验室管理的几个基本概念:

 

1.改善和管理

实验室的管理体系中我们既要维持现有的技术和作业标准,同时在维护现有的技术和作业标准的同时,我们需要通过改善和创新提升现有的技术和作业标准。大部分的实验室管理人员或者主要骨干来源于同一行业,其中的优点是根据他们以往的经验可以马上运作实验室,这也是实验室初级阶段所必须要保障的管理和运营系统,但是任何一种经验或是借鉴都不会是最完美,最精益,这就要求实验室管理者必须要改善现有的体系,这也体现出精益生产关于尽善尽美的终极目标。

 

2.过程和结果

一个改善好的结果正是因为有一个好的过程,在实验室设定目标的时候,我们遵循的是过程导向的方法,而不是结果导向的方法。在精益生产中要求的是全员参与,无论是实验室管理者,或者是实验室员工,要想获得预期改善的结果必须要求持续性地全员参与,并且关注正在实施改善的过程。

 

3.PDCA/SDCA方法

PDCA的意思是计划-执行-检查-行动,这是所有实验室进行改善过程的第一步。实验室首先必须要建立起改善的目标和计划,然后按照计划进行实施。在计划实施的过程中我们要始终关注是否符合预期,或是带来了改进,如果这种改进是符合我们当初设立的目标,那我么那就要把这种新的作业程序固定下来,作为日后实验室的一个标准化程序。

 

当然PDCA是一个循环往复进行的方法,永无止境。而SDCA指的是标准化-执行-检查-行动的一种模式,当实验室质量管理出现问题的时候,我们必须清楚实验室是否有标准在执行,还是本身就没有标准可执行。只有当某一个实验室标准被建立并且遵守执行,而且流程稳定没有问题的前提下,实验室才会进入到PDCA的更高模式。

 

简而言之,SDCA模式是帮助实验室现有的流程标准化和稳定运营,而PDCA模式是在现有稳定的流程上进行改进,两者是相辅相成,互相交替式的。

 

最后,作为第三方实验室来说,质量永远应该被放在第一位。在实验室检测质量,实验室运营成本和承诺给客户测试周期的这三个指标中,质量是最重要的,我们永远不能妥协。而在质量的改善中,收集和分析相关数据尤为重要,在实验室持续改善的过程中,收集实验室存在问题的相关数据是实验室进行改善的重要起点,也是实验室精益化生产过程中时刻都会用到的重要方法。
 

理解并做到以上几点,高效运营实验室算是可以正式开始了,当然这只是实验室精益化运营的准备阶段,接下来作为一个精益化的实验室,我们需要制定和实施以下一些主要系统:全面质量控制(TQC,主要针对实验室质量系统),JIT及时体系(提高工作效率),全面生产维护(TPM,专注实验室测试设备的使用效率),提案制度和小组活动方式(鼓励全员参与活动)。(李步青)

 

预算紧缩时如何提升实验室运营效率?

 

实验室人员、设备以及耗材是实验室预算资金的三大黑洞。没有哪一个实验室可以避免这三方面资金的投入,但是可以通过适当的财政政策让这些预算变得更加有效,同时提高实验室的运作效率。

 

员工成本管理

 

和所有成功的商业一样,保证商业正常运转的团队是其成功的关键驱动力。从人员的选拔到团队合作效率的提升,实验室人员管理所需要的成本会伴随终身,但人力资源是实验室里面最昂贵的资产。

 

随着员工福利待遇和工资标准线的不断上涨,对新员工的选拔过程也变得更加严苛。每个实验室都有自己根深蒂固的用工标准,选择员工的过程也会加重实验室的财政预算支出。

 

在员工的选择过程中,管理人员可以适当的询问候选人的继续教育水平,候选人的学识水平会对你的选择有积极的影响作用。

 

比如说,大多数科研人员会像追美剧一样热衷于让自己及时了解与自己所在研究领域有关的最新研究进展,他们有时候也会以参加各种年度会议并以听取报告的方式保持不断学习的状态。

 

然而,还有一些科研人员经常活跃于各大科技展览馆,这也是一种比较直接的了解最新技术的方式,当他们参加这些展览时,他们还会聘请来自参展企业的专家代表到自己的研究团队进行技术指导和支持。

 

这样做的好处就是实验室主任可以向这些丰富知识的专家咨询有关采购阶段的问题,以确保采购阶段资金有效利用,这样才能让实验室内部员工之间保持更加紧密且相互尊重的员工关系。

 

那些深谙行业运转的每个环节并熟悉如何操作高端复杂设备的经验丰富的科研人员需要耗费实验室更多的人力成本,但是这些人才也很难找到。

 

不过幸亏行业当中总有新一波想搞出点大新闻的科研人员即将出山。他们这些人当中有的具备多方面的经验背景,他们雄心勃勃,想通过各种途径汲取经验,为此他们需要在薪资待遇上做出妥协,不过对实验室管理者来说这不愧为一件好事。

 

为了让自己的仪器设备每天顺利运行,很多实验室与各种第三方公司和承包商签约了维护/保养合同和订购协议。但是如果实验室内部有人掌握了有关仪器的基本维护和保养方法的话,这会为实验室节省很多不必要的开支。

 

品质过硬的仪器制造商会为自己产品的用户提供免费的仪器使用、维护以及保养培训课程,因此省去了实验室与第三方承包商签订培训协议所需的支出。

 

不过有些情况,外部承包商可以帮助实验室削减成本。技术专员、博士后候选人、研究生以及应届毕业生都是实验室的骨干力量,但是当员工成本不断增加的时候,有一种为企业节省开支的做法就是聘请合同制研究人员,合同工的加入不仅为实验室带来一股新势力,而且这种聘用制度可以更加强调以结果为导向研究目的,而从长久的战略来看,合同制员工不会为企业带来过多的用人成本和福利开支。

 

 

设备成本管理

 

 

那些销售人员们正时刻准备着每月都要给已经购买实验仪器的公司提供更加新颖的设备。即使实验室的某些技术设备的确需要重新采购或者经常更新,但实际上有很多采购行为的发生是不必要的,比如说有些单个实验物品,不久后你就会把这些东西统统当作垃圾丢掉了。

 

在做预算拨款时,对实验室仪器设备的可用性进行评估,并将设备的功能与远期目标和日常使用情况进行全面的比较,可以确保采购到的设备经久耐用。

 

当你以高价购置一台设备时需要把预算费用花得更加明智,品质上乘的产品在经过一次次的使用后会体现出其价值,相反,即使生产商博学广闻,但是没经过大脑就设计出的质量低劣或者仿冒品则不然。这种产品的使用寿命相对较短,厂家制造这种存在缺陷或者效仿其他品牌的产品的唯一目的就是让实验室在短期内重复购买,这无疑会加重企业的预算负担。

 

如果在购买设备之后,实验室还有一些预算作为聘用设备后期维护人员所用的话,其实可以将这部分成本用在设备的购置方面,一台经久耐用,用途广泛且没有较高维护需求的设备可以为实验室节省维护保养成本,也可以为以后的实验免除设备重复采购的需求。

 

品牌过硬的制造商会永远和客户站在一起,时刻准备接受来自客户的咨询,这类制造商的企业使命就是让自己的产品成为推动实验室研究成功的驱动力。那么如何判断你所选仪器的制造商是否具备这种潜质呢?你可以从以下这几方面判断:

 

  • 可以轻松与现场服务代表取得联系;

  • 理解并愿意与实验室分享有价值的、非个人专属的技术知识;

  • 在行业里有较高的名声;

  • 全方位的客户服务机制。

 

在寻找专业设备的时候,最好可以与一站式服务商接触,因为太多的交涉会让采购行为变得复杂,但一站式服务这也是一种成本较高的方式。一定要确保卖给你设备的销售代表拥有必须具备的技术知识。

 

不过大多数情况,实验室在采购设备时接触到的仪器销售代表都是从房地产行业转行卖仪器的,他们只是在使用一些惯用手段和技巧向你推销产品,而不是在自己专业知识的基础之上帮你建立一个可以节省资金的功能性系统。

 

选择与后者交易,可以让实验室避免买到无法实现预期功能或者无法与现有设备集成的设备系统。与资历较高的销售代表培养一种良好的合作关系可以帮你带来更大的经济效益,比如说折扣、免费培训、上门安装与其他服务等。


采购设备时还有另外一个重要因素需要考虑,就是无论你的实验室人手众多并划分为几个研究小组还是说你的实验室一直以来只运营一个项目,你的设备都要满足多用户操作的需求,因为不同的实验配置是设备多功能性的一个重要因素。多功能和多用途的设备可以削减实验室对其他仪器设备的开支,并让实验室仪器的使用更加有效。

 

实验室耗材管理

 

为了保证实验室不间断运作,我们需要源源不断地引进各种耗材,但这些耗材所占用的空间并不是很充足。消费品、介质、化学物质、工具、办公耗材、安全钳、玻璃器皿、塑料器皿、气体,甚至是休息室里面的耗材都是维持实验室正常运转的必不可少的耗材。

 

为了减少这方面的预算成本,我们可以与耗材供应商签订批量购买合同,以此获得更加实惠的价格折扣。如果我们可以通过谈判获得超低折扣,并且批量购买也是你的采购目标的话,那么这种模式非常适用于预算资金的节约。

 

批量采购一直都是赢得采购折扣的重要谈判因素,但这不是你唯一的选择。预约订单是另外一种不断增加的采购新趋势。现在越来越多的分包商愿意建立一种定期的预定机制,它比批量采购的价格更加优惠,因为这种方式所需的供应商管理成本相对低廉,但同时可以得到持续可靠的订单。

 

由于劳动力成本的上升,以及近期全球经济的低迷,产品的生产成本也在攀升,分销商能给出的优惠程度也很有限。不过我们可以直接与生产厂家直接对话,省去中间分销商的加价环节,换取相对更加划算的价格底线。这也就是现在经常提倡的F2C模式。

 

线性支出是最理想的简单预算概念,不过在实验室很难实现这种模式。建立保证实验室正常运转所需的基本生活必需品以及耗材的折旧率机制,并明确员工成本有助于你确定出主要的固定开支。

 

但是设备的采购必须要用另外一种不同的财政预算模型。采购的设备必须可以长久稳定运行,功能完善并齐全,设计理念深思熟虑,并拥有强大的智囊团售后的支持,这样在节省资金成本的同时还可以节省时间成本,并避免实验室员工操作过程时产生情绪上的挫败感。

 

预算总是实验室管理工作最让人头疼的一部分,但是在合作式管理基础上建立的预算策略并计算采购所需成本能够让实验室业务不断成长并最终迈向成功。(Karla Clark)

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来源:AnyTesting